Praca cyfralna, czyli jak design może wspierać efektywność pracy hybrydowej

Przyspieszony przez pandemię trend pracy skądkolwiek przyniósł wiele darów takich jak: wolność, elastyczność, mobilność oraz lepszą integrację życia i pracy, ale także sporo wyzwań. Jednym z kluczowych jest umiejętne wykreowanie warunków do połączenia pracy offline i online, czyli kooperacji i realizacji celów biznesowych w nowym, mieszanym modelu zwanym hybrydowym. Co zrobić, aby – przy tak dużej złożoności – najlepiej wspierać zespoły i organizacje w prowadzeniu biznesu? Na co zwracać uwagę i co stawiać na pierwszym miejscu, planując modyfikację biura? Odpowiedzi na te pytania znalazła Aqina.

Autor: MP

Zdjęcia: Aqina

https://www.aqina.eu/pl/

Dodaj do ulubionych artykułów Usuń z ulubionych artykułów

Swoją analizę Aqina oparła na wynikach badań prowadzonych przez swoich dwóch międzynarodowych partnerów: firmę Knoll i firmę Wilkhahn, które słyną z tego, że w centrum ich zainteresowania jest troska o komfort i efektywność miejsc pracy na całym świecie. My zaś chętnie tymi informacjami dzielimy się z Wami.

Dane
74% firm planuje przenieść część swoich pracowników na stałe do pracy zdalnej (Gartner).
20% pracowników stwierdziło, że współpraca i komunikacja wymagają największego wysiłku w przypadku pracy zdalnej Buffer.
25-30% pracowników będzie pracować zdalnie z domu do końca 2021 roku Global Workplace Analytics.

Praca cyfralna (cyfrowa+realna)
Nowa era i nowa normalność oznacza tak naprawdę reorganizację środowiska pracy na zawsze. To wyjątkowa okazja, by zbudować nowe, bardziej elastyczne otoczenie, które będzie wspierać pracowników holistycznie, dbając o cztery kluczowe sfery: osobistą, społeczną, psychiczną i fizyczną.
Skoro geografia przestała ograniczać naszą pracę, to po co więc zawracać sobie głowę biurami w ogóle? W dużym skrócie: z powodu wielu korzyści, jakie profesjonalne biura wnoszą w obszarze organizacji pracy oraz osiągania celów biznesowych.
A także dlatego, że bez względu na to, jak profesjonalna byłaby konfiguracja stanowiska pracy w domu czy idealne warunki osobiste, żadne z nich nie są do końca w stanie wykreować atmosfery, jaka tworzy się podczas wspólnej, zorganizowanej pracy w biurze.
Powstanie biur umożliwiających pracę w wymiarze cyfralnym jest niezbędne, by wspierać identyfikację z organizacją i wpływać na utrzymanie ducha zespołów. Tożsamość i innowacyjność firmy lub organizacji są bardziej niż kiedykolwiek zależne właśnie od tego, czy będziemy umieć odpowiednio na nie oddziaływać. Jak zatem powinny wyglądać cyfralne miejsca pracy?

Miejsce pracy skoncentrowane na człowieku
Pomimo różnorodności branż, kultur i rynków występujących na naszej planecie, globalne megatrendy, takie jak cyfryzacja, zrównoważony rozwój i chęć posiadania zdrowych miejsc pracy, będą coraz bardziej wpływać na sposób kształtowania przyszłych środowisk biurowych. Wg ekspertów uwaga będzie musiała przenieść się na wymagania, talenty i umiejętności ludzi.
Neurobiolodzy uważają, że naszym zachowaniem w znacznym stopniu kieruje otoczenie. Jeśli mają się zmienić wzorce zachowań, środowisko powinno podążać za nimi, aby zapobiec powrotowi do starych nawyków. To najlepszy sposób na skuteczne zarządzenie globalną zmianą, w której wszyscy bierzemy udział.
Nowoczesne miejsca pracy ułatwiające współpracę w wymiarze cyfralnym to dobrze wyposażone miejsca zaprojektowane z myślą o interakcjach zdalnych i osobistych, które wspierają flow w pracy i inne aktywności obecnych na miejscu uczestników, ale jednocześnie usprawniają kooperację z uczestnikami zdalnymi.

Wybierając odpowiednie wyposażenie, priorytetem powinno być myślenie o komforcie pracy dla zespołów pracujących hybrydowo oraz możliwości elastycznego dopasowania go do potrzeb spotkań w różnym składzie i o różnym charakterze (praca przy biurku, zebranie, spotkanie zespołu projektowego etc.). Zawrotne tempo rozwoju sprawia, że uczenie się przez całe życie stanie się standardem nie tylko na poziomie jednostek, ale i organizacji. Dlatego w przestrzeniach dedykowanych pracy hybrydowej niezbędne będzie odpowiednie zaprojektowanie zintegrowanych obszarów do szkoleń i nauki.

Dzisiejsza zdigitalizowana praca biurowa jest bardzo wymagająca dla naszych umysłów, ale zbyt mało wymagająca od naszych ciał. W konsekwencji kluczowe stało się zachęcanie do ruchu podczas wykonywania obowiązków służbowych, a inwestycja w profesjonalne krzesła biurowe, które pozwalają na utrzymanie zdrowej postawy i wydajność przed ekranami komputerów, stała się priorytetem.
Nowoczesne krzesła biurowe są ważne także z tego powodu, że umożliwiają pracownikom wychylanie, pod różnym kątem, ułatwiające lepszy odbiór treści z różnych źródeł (ekran, laptop, tablet etc.).

Idealnie w tej roli sprawdzą się uniwersalne krzesła Knoll, wyposażone w mechanizm przeciwwagi automatycznie dopasowujący się do użytkownika. Do wyboru mamy aż trzy modele: Life, Generation i ReGeneration. Bardzo dobrym rozwiązaniem będzie także inwestycja w fotele biurowe od firmy Wilkhahn. Największą popularnością ze względu na wykorzystanie zaawansowanych ergonomicznie rozwiązań cieszą się modele: AT, ON czy IN.

Mobilność oraz elastyczność
W czasach pracy cyfralnej można zapomnieć o tradycyjnych salach konferencyjnych, wyposażonych w duże, kwadratowe i mało mobilne meble, ukierunkowane na wymianę informacji face to face. W to miejsce warto pomyśleć o rozwiązaniach, które pozwalają łatwo i elastycznie dopasować przestrzeń do wielu różnych potrzeb i sytuacji oraz ułatwią odbiór treści niezależnie od miejsca, w którym ktoś wykonuje obowiązki służbowe.

W nowo zaprojektowanych przestrzeniach do pracy dobrze sprawdzą się mniejsze gabarytowo stoły trapezoidalne albo okrągłe, takie jak np. system modułowy stołów KEI od Bulo, MAX od Wilkhahna albo stoły firmy BLOG. Można przy nich łatwiej posadzić większą ilość uczestników przed kamerą, a także łatwiej nimi zarządzać. Stół Rockwell Unscripted® Sawhorse z Knolla pomaga dopasować pomieszczenie do różnych potrzeb, jakie pojawiają się podczas współpracy cyfralnej. Innym elastycznym meblem ułatwiającym pracę hybrydową jest Scope Team Table od Knolla. To jeden mebel, przy którym ludzie mogą pracować jako zespół albo indywidualnie. Stół można w każdej chwili podzielić na odrębne deski, wykorzystując do tego specjalnie zaprojektowane ekrany Universal.

Do stworzenia odpowiednich warunków do pracy w erze pracy cyfralnej można wykorzystać kolekcję Timetable Wilkhahna. To mobilny system mebli, w którym znajdziemy stoły z odchylanym blatem oraz panele Foldscreen umożliwiające przekształcenie wszystkich modeli z kolekcji Timetable w bardziej intymne, pojedyncze, osłonięte miejsca pracy. Panele są lekkie i łatwe w montażu, mogą być umieszczone na stole lub przymocowane za pomocą zacisków, bez żadnych dodatkowych narzędzi.
Oddzielenie biurek, stołów od siebie ułatwić mogą designerskie meble, parawany i mobilne ścianki z kolekcji BLOG.

Akustyka
Wykorzystane w przestrzeniach dedykowanych hybrydowej współpracy elementy wyposażenia wnętrz i designu powinny poza mobilnością zapewniać odpowiednią akustykę. Dlatego w nowoczesnych przestrzeniach do pracy cyfralnej, w których rzadko wykorzystuje się sufity podwieszane, szczególnie ważny staje się wybór odpowiednich wykładzin o wysokiej izolacyjności i pochłanialności akustycznej.

Amerykański producent wykładzin do wnętrz komercyjnych, firma Milliken w odpowiedzi na rosnące w obszarze akustyki potrzeby już 20 lat temu opatentowała podłoże wykonane z pianki poliuretanowej, tzw. podłoże Comfort Plus, które wykorzystywane jest w wykładzinach płytkowych producenta. Izolacyjność akustyczna wykładzin Milliken jest na poziomie – aż 36 dB! Pochłaniają one nawet do 50% więcej hałasów niż inne oferowane na rynku wykładziny na twardych podłożach. Wykorzystanie wykładzin Milliken pozwala nie tylko na stworzenie optymalnych akustycznie warunków do pracy, ale także na wykreowanie wrażenia mniejszych przestrzeni, bez stawiania dodatkowych ścian, (dzięki wielości wzorów) oraz co równie ważne, odpowiednie ich oznakowanie. W tym celu często wybierane są płytki z unikalnej, dedykowanej pracy biurowej w erze post COVID-kolekcji Social Factor. Umiejętne zastosowanie elementów wyposażenia pozwala uzyskać odpowiednie wygłuszenie dla potencjalnego echa i pochłaniania fal dźwiękowych, a także podnosi komfort pracy, pozytywnie wpływając na koncentrację i jakość komunikacji.

By podnieść go jeszcze bardziej, wiele firm wyposaża popularne open space’y w tzw. budki akustyczne, przeznaczone do pracy w bardziej bezpiecznych i sterylnych warunkach. Do dyspozycji klientów jest wiele modeli w różnych cenach, ale my rekomendujemy takie, które poza oczywistymi walorami akustycznymi, mają dodatkowe funkcje, jak np. budka Bosselino. To nie tylko przykład pięknego designu, ale zaawansowana technologicznie prozdrowotna kapsuła. Producent zamontował w Bosselino, jednoosobowej budce akustycznej, jonizator o mocy do 60 milionów jonów ujemnych / cm3 · 1 ION, (taka występuje w okolicach wodospadu np. Niagary). Jonizator o takich parametrach pozwala na inaktywację patogenów (wirusa grypy A H1N1, koronawirusa kotów i gronkowca złocistego) w powietrzu oraz ma szansę zmniejszyć zakaźność nawet o 95%!

Technologia
Kolejnym ważnym czynnikiem wpływającym na efektywność pracy hybrydowej jest technologia. Na jakość współpracy wpływają: dobre złącze internetowe, wygodny dostęp do miejsc zasilania (najlepiej zamontowane w stołach i meblach), a także urządzenia umożliwiające łatwe i niezawodne prezentowanie rozmówców, treści, prezentacji oraz gwarantujące czysty dźwięk i obraz. Dobrze, by uwzględniały one różne poziomy intymności (1:1, 1:4, 1 na więcej osób) i dawały możliwość dopasowania do poszczególnych typów spotkań. Może pomóc montaż kamery na wysokości oczu, co stwarza szanse na bardziej naturalne interakcje. W przypadku spotkań z większą ilością osób warto mieć do dyspozycji więcej niż jeden monitor, by można było mieć lepszy kontakt z uczestnikami niezależnie od prezentowanych treści.

Bardzo ważne jest profesjonalne oświetlenie, które umożliwia odbiór treści bez dodatkowych cieni. Dużą popularnością cieszą się modele: AQ01 z Fritza Hansena i Leaf z Muuto.

Zmienność stałością
Dzięki umiejętnemu wykorzystaniu know-how i designu mamy szansę stworzyć standardy ułatwiające współpracę w rozproszonych zespołach i pchnąć firmy w kierunku uzyskania odpowiedniej efektywności współpracy w modelu hybrydowym, który – jak się zapowiada – stanie się powszechnym rozwiązaniem. I choć, jak pokazał ostatni czas, nie da się wszystkiego przewidzieć, to umiejętne wykorzystanie możliwości, jakie stwarza wiedza i doświadczenie ekspertów, może stanowić wymierne wsparcie przy tworzeniu miejsc do pracy cyfralnej. Już wiemy, że odpowiednio zaprojektowane biura są niezbędne, by zachęcać ludzi do dialogu, interakcji i współpracy. Dzięki nim organizacje mają szanse wspierać rozproszone zespoły w osiąganiu biznesowych celów i tworzeniu innowacji.

Nowe biura mają szansę wpływać także pozytywnie na poziom energii do odpowiadania na szereg kolejnych wyzwań i zmian, które z pewnością nadejdą.